Koľko času vám zaberá príprava cenových ponúk?
Dopyty od zákazníkov prichádzajú e-mailom v rôznej podobe – raz ako podrobná špecifikácia, inokedy ako dve vety bez podstatných údajov. Operátor musí každý e-mail prečítať, vypísať z neho parametre, dohľadať chýbajúce údaje, zadať ich do výpočtu ceny a nakoniec ručne poskladať dokument pre zákazníka. Pri desiatkach dopytov denne ide o rutinu, ktorá zaberá veľa času a pri ktorej ľahko vznikne chyba v prepise či vo výpočte.
Navyše, čím dlhšie trvá odoslanie ponuky, tým väčšia je šanca, že zákazník medzitým oslovil konkurenciu.
AI agent, ktorý pripraví ponuku za operátora
Pre nášho zákazníka sme vyvinuli AI agenta, ktorý prevezme rutinnú časť práce pri spracovaní cenových ponúk. Operátor zostáva v procese, no namiesto prepisovania údajov už iba kontroluje a schvaľuje. Celý postup prebieha v niekoľkých krokoch:
- Spracovanie e-mailu – agent prečíta dopyt zákazníka a rozpozná z neho, o aký produkt či službu ide a aké parametre zákazník uviedol.
- Doplnenie chýbajúcich údajov – ak v dopyte chýbajú parametre potrebné pre výpočet ceny, agent si ich vyžiada od operátora. Pýta sa iba na to, čo skutočne chýba.
- Výpočet ceny nad databázou – agent odošle požiadavku s kompletnými parametrami na server, kde sa cena vypočíta nad databázou cenníkov podľa pravidiel zákazníka.
- Kontrola operátorom – výsledok sa zobrazí operátorovi, ktorý ho môže skontrolovať a v prípade potreby upraviť.
- Vygenerovanie dokumentu – po schválení agent vygeneruje hotovú cenovú ponuku pre zákazníka.
Prečo cenu nepočíta samotná AI?
Jazykové modely sú výborné v porozumení textu, no na presné výpočty sa spoliehať nedajú. Preto sme úlohy rozdelili: AI rozumie e-mailu a komunikuje s operátorom, zatiaľ čo cenu počíta overená logika na serveri priamo nad aktuálnymi údajmi v databáze. Výsledná cena je tak vždy rovnaká, ako keby ju počítal človek podľa platného cenníka – len rýchlejšie a bez chýb v prepise.
Rovnako dôležité je, že posledné slovo má vždy operátor. Žiadna ponuka neodíde k zákazníkovi bez kontroly človekom, čo pri obchodných dokumentoch považujeme za nevyhnutné.
Čo to prinieslo?
- Výrazne rýchlejšie vybavenie dopytov – ponuka je pripravená za zlomok pôvodného času.
- Menej chýb, pretože údaje sa neprepisujú ručne a cena sa počíta vždy rovnakým spôsobom.
- Operátor sa venuje kontrole a komunikácii so zákazníkom, nie prepisovaniu.
- Jednotná podoba všetkých cenových ponúk bez ohľadu na to, kto ich pripravil.
Podobného agenta vieme pripraviť aj pre vaše procesy – napojeného na vašu databázu, cenníky a existujúci softvér. Viac o tom, ako pristupujeme k automatizácii procesov s AI, sa dozviete na stránke služby, alebo nás rovno kontaktujte prostredníctvom formuláru nižšie.
