Koľkokrát musíte zákazníka žiadať o dokumenty znova?
Pri mnohých službách zákazník dokumenty vytlačí, podpíše, nechá overiť u notára a naskenované ich nahrá späť do systému. V praxi však prichádzajú strany v zlom poradí, otočené naležato či hore nohami, niektorá strana chýba úplne, alebo zákazník zabudol na podpis či overenie. Operátor musí každý dokument prelistovať strana po strane a porovnať ho s tým, čo má obsahovať.
Ak chybu odhalí až neskôr – napríklad pri podaní na úrad – celý proces sa zdrží a zákazník musí dokumenty pripravovať znova.
Automatická kontrola hneď po nahratí
Pre nášho zákazníka sme vyvinuli AI kontrolu dokumentov, ktorá prebehne hneď po ich nahratí do systému. Keďže systém dokumenty sám vygeneroval, presne vie, ako majú vyzerať, a s touto predlohou nahraný sken porovná. Kontroluje najmä:
- Poradie strán – rozpozná, ktorá strana je ktorá, a upozorní na prehádzané poradie.
- Orientáciu strán – otočené strany odhalí a automaticky ich narovná.
- Vynechané strany – porovná sken s predlohou a určí, ktorá strana chýba.
- Podpisy – overí, či sú podpísané všetky miesta, kde podpis má byť.
- Notárske overenie – skontroluje prítomnosť overovacej doložky a pečiatky tam, kde je overenie povinné.
- Čitateľnosť – upozorní na rozmazané, orezané alebo príliš tmavé skeny.
Zákazník sa o chybe dozvie hneď
Výsledok kontroly sa zobrazí zákazníkovi aj operátorovi. Zákazník dostane konkrétnu informáciu, čo je potrebné opraviť – napríklad „na strane 3 chýba podpis“ – a môže dokument nahrať znova ešte v ten istý deň. Netreba čakať, kým sa k dokumentom dostane operátor.
AI pritom operátora nenahrádza, ale odbremeňuje ho od rutinnej kontroly. Dokumenty, ktoré kontrolou prešli, operátor iba schváli, a pri sporných prípadoch vidí presne, na ktorú stranu a ktoré miesto sa má pozrieť.
Čo to prinieslo?
- Výrazne menej vrátených dokumentov a opakovanej komunikácie so zákazníkom.
- Chyby sa odhalia hneď po nahratí, nie až pri ďalšom spracovaní.
- Operátor sa venuje iba sporným prípadom namiesto listovania každej strany.
- Rýchlejšie vybavenie celej objednávky.
Podobnú kontrolu vieme pripraviť aj pre dokumenty vo vašich procesoch – zmluvy, splnomocnenia, protokoly či iné formuláre. Viac o tom, ako pristupujeme k AI spracovaniu dokumentov, sa dozviete na stránke služby, alebo nás rovno kontaktujte prostredníctvom formuláru nižšie.
