AI kontrola podpísaných dokumentov - efektivnejsie.sk

efektivnejsie.sk www.efektivnejsie.sk

Spoločnosť efektivnejsie.sk už od roku 2013 poskytuje podporné služby pre podnikateľov v rôznych oblastiach.

Riešené problémy

nahraté skeny so stranami v zlom poradí alebo otočené
chýbajúce strany, podpisy či notárske overenie
ručná kontrola každého dokumentu strana po strane
chyby odhalené až pri podaní na úrad
opakovaná komunikácia so zákazníkom a zdržanie objednávky

#Objednávky #Zber údajov #AI riešenia #CRM

Dosiahnuté výsledky

automatická kontrola dokumentov hneď po ich nahratí zákazníkom
kontrola poradia, orientácie a úplnosti strán podľa vygenerovanej predlohy
overenie podpisov a notárskeho overenia na všetkých potrebných miestach
automatické narovnanie otočených strán
zákazník dostane konkrétnu informáciu, čo opraviť, a môže dokument nahrať znova ešte v ten istý deň
výrazne menej vrátených dokumentov a rýchlejšie vybavenie objednávky
operátor sa venuje iba sporným prípadom

Detailný popis riešenia

V CRM systéme, ktorý sme pre efektivnejsie.sk dodali, si zákazník pri službách ako založenie alebo zmeny s.r.o. stiahne vygenerované dokumenty, podpíše ich, v prípade potreby nechá overiť u notára a naskenované ich nahrá späť do systému. V praxi však prichádzali strany v zlom poradí, otočené naležato či hore nohami, niektorá strana chýbala úplne, alebo zákazník zabudol na podpis či overenie. Operátor musel každý dokument prelistovať a porovnať s tým, čo má obsahovať. Ak chybu odhalil až pri podaní na úrad, celý proces sa zdržal.

Kontrola podľa vygenerovanej predlohy

Keďže systém dokumenty sám vygeneroval, presne vie, ako majú vyzerať. AI hneď po nahratí porovná sken s touto predlohou. Rozpozná, ktorá strana je ktorá, upozorní na prehádzané poradie, určí, ktorá strana chýba, a otočené strany automaticky narovná. Zároveň upozorní na rozmazané, orezané alebo príliš tmavé skeny.

Podpisy a notárske overenie

AI overí, či sú podpísané všetky miesta, kde podpis má byť, a pri dokumentoch s povinným overením skontroluje prítomnosť overovacej doložky a pečiatky. Práve tieto chyby predtým spôsobovali najviac vrátených podaní.

Okamžitá spätná väzba

Výsledok kontroly sa zobrazí zákazníkovi aj operátorovi. Zákazník dostane konkrétnu informáciu, napríklad „na strane 3 chýba podpis“, a dokument môže opraviť bez čakania na operátora. AI pritom operátora nenahrádza, ale odbremeňuje ho od rutinnej kontroly. Dokumenty, ktoré kontrolou prešli, operátor iba schváli, a pri sporných prípadoch vidí presne, na ktorú stranu a ktoré miesto sa má pozrieť.

Viac o tom, ako kontrola funguje, sa dočítate v článku AI kontrola podpísaných dokumentov od zákazníkov.

Hodnotenie klienta

OnSoft nám do CRM doplnil AI kontrolu podpísaných dokumentov. Chýbajúci podpis, stranu či notárske overenie odhalí hneď po nahratí, takže na chyby už neprichádzame až pri podaní na úrad.